Documenten onder controle
Optimaliseer uw informatievoorziening
Dit boek geeft inzicht in de wondere wereld van document management. Het is geschreven voor iedere professional die met documenten, document management en elektronische documentenverwerking in software in aanraking komt en die in zijn werkzaamheden moet bepalen wat de waarde, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid zijn van de informatie die in de geraadpleegde documenten is of wordt opgenomen. Document management raakt alle medewerkers in organisaties die opdrachten verwerken, zaken afhandelen, contractonderhandelingen voeren of beleid ontwikkelen.
Of er alleen met papieren documenten wordt gewerkt, met elektronische documenten of met beide, maakt geen verschil. Document management heeft vele verschillende dimensies, kan vanuit vele verschillende gezichtspunten worden benaderd, maar dient voor iedereen te leiden tot een effectievere, efficiëntere en meer uniforme wijze van omgaan met documenten in de organisatie.
De lezer krijgt allereerst uitleg over de hoofdprocessen van document management, dat wil zeggen over de selectie, de logistiek en het beheer van documenten. Het gaat om de wijze waarop de juiste documenten, op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomen. Het gaat over de kwetsbaarheid van elektronische documenten, over de problemen van digitale duurzaamheid en over de pragmatische oplossingen daarvoor. Het boek biedt inzicht in bewijs en compliance en biedt een aantal praktische tools om in de eigen organisatie te implementeren.
Voorwoord
1. Inleiding
1.1 Doelgroep
1.2 Doel en reikwijdte
1.3 Cases
1.3 Leeswijzer
2. Wat is document management?
2.1 Welke functies heeft de informatievoorziening van een organisatie?
2.2 Wat is een document?
2.3 Wat is een archiefdocument?
2.4 Welke kwaliteitseisen worden aan documenten en archiefdocumenten gesteld?
2.5 Wat is document management?
2.6 Wat is het belang van document management?
2.7 Wat is effectief document management?
3. Document management: het hoofdproces selectie
3.1 Het begrip
3.2 De drie stadia van selectie
4. Document management: het hoofdproces logistiek
4.1 Het begrip
4.2 Vereenvoudiging van documentenstromen
4.3 Wachttijden
4.4 Aandachtsgebieden
5. Document management: het hoofdproces beheer
5.1 Doelstelling
5.2 Digitalisering van documenten
5.3 Korte en lange termijn bewaren
5.3.1 Kwetsbare duurzaamheid
5.3.2 Eigenschappen voor duurzaamheid
5.3.3 Problemen met duurzaamheid
5.3.4 Voorgestelde oplossingen voor duurzaamheid
5.4 Toegankelijkheid en beschikbaarheid van documenten
5.5 Beveiliging van documenten
6. Wetten, regels en normen
6.1 Wet- en regelgeving
6.1.1 Voor welke gegevens geldt een wettelijke
bewaarplicht?
6.1.2 Hoe moeten deze gegevens worden
bewaard?
6.1.3 Welke gegevens mogen worden bewaard?
6.1.4 Persoonsgegevens
6.1.5 Archiefwet
6.1.6 Bewaartermijnen
6.1.7 Vernietiging
6.2 Bewijskracht van elektronische documenten
6.3 Belangrijke normen
6.3.1 ISO 15489 - Records management
6.3.2 Code voor Informatiebeveiliging
Bijlage 1 Voornaamste verjaringstermijnen
Bijlage 2 Voornaamste bewaartermijnen
Bijlage 3 Voornaamste vernietigingstermijnen
Bijlage 4 Digitalisering van documenten in bedrijfsomgevingen. Een procedure
Bijlage 5 Leidraad Bewaren en Bewijzen, inclusief checklist
Bijlage 6 20 indicatoren voor de kwaliteit van document management
Bijlage 7 Overzicht van leveranciers van document managementsystemen
Over de auteur
